Ficosota

Уведомление за поверителност на кандидатите за работа

Това уведомление за поверителност обяснява как „Фикосота“ ООД и „Фикосота Фууд“ ЕАД ("Фикосота", "ние"), представляващи компаниите от групата на Фикосота, събират, използват и защитават вашите лични данни, когато кандидатствате за работа при нас. Това уведомление се прилага за всички канали за подбор, които използваме, включително нашия Кариерен уебсайт (достъпен на: careers.ficosota.com) външни платформи за работа (като Jobs.bg, LinkedIn и други), кандидатури, подадени по имейл или лично, както и кандидатури, получени чрез агенции за подбор или кариерни събития.

Процесът по подбор и селекция за „Фикосота“ ООД и „Фикосота Фууд“ ЕАД се провежда по централизиран начин. В зависимост от позицията, за която кандидатствате, вашите лични данни могат да бъдат обработени от една или повече компании във Фикосота, участващи в процеса на подбор.

Това уведомление има за цел да ви предостави ясна и прозрачна информация за това кои лични данни обработваме, за какви цели, на какви правни основания и как можете да упражнявате правата си като кандидат.

Кои от вашите лични данни обработваме?

"Лични данни" означава всяка информация за вас, която може да ви идентифицира, включително информация, която може да бъде защитена съгласно приложимото национално и европейско законодателство.

За целите на обработването на вашата кандидатура за работа можем да събираме и обработваме следните категории лични данни. Конкретните обработени данни могат да варират в зависимост от канала за подбор, който използвате (Кариерен уебсайт, външни платформи за работа като Jobs.bg или LinkedIn, кандидатури, подадени по имейл или лично, или чрез агенции за подбор) и от информацията, която избирате да предоставите.

Обработваме само личните данни, необходими за оценка на вашата кандидатура и провеждане на процеса на подбор. Не следва да предоставяте документи, съдържащи специални категории лични данни (като здравни данни, биометрични данни, информация за расов или етнически произход, политически или религиозни убеждения или друга чувствителна информация), нито каквото и да е неподходящо, обидно или нерелевантно съдържание. Личните данни, обработвани при подбора на кандидатите за работа, са следните:

За какви цели ще използваме вашите данни?

Обработваме вашите лични данни, за да администрираме и оценяваме вашата кандидатура за работа, да управляваме профила ви на нашия Кариерен уебсайт (ако е приложимо) и да извършваме всички необходими стъпки преди сключване на трудов договор. Описаната по-долу обработка се прилага независимо от канала, чрез който е подадена вашата кандидатура (Кариерен уебсайт, външни платформи за работа като Jobs.bg или LinkedIn, кандидатури, изпратени по имейл или лично или кандидатури, подадени чрез агенции за подбор).

1. Обработка, необходима за управление на вашата кандидатура и провеждане на процеса на подбор (чл. 6, пар. 1, б. "б" от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR)

Използваме вашите лични данни за следните цели:

• да получим, регистрираме и прегледаме вашата кандидатура за конкретната позиция, за която сте кандидатствали;
• да ви идентифицираме като кандидат и да отличим кандидатурата ви от тези на други кандидати;
• да се свържем с вас, да насрочим срещи, да изпратим оценителни инструменти, инструкции, тестове, казуси или други материали, необходими за процеса на подбор;
• да оценим вашите квалификации, опит, умения и обща пригодност за позицията;
• да проведем интервюта, тестове, практически задачи, дистанционни проекти или други методи за оценяване, в зависимост от изискванията на ролята;
• да поддържаме записи на оценките, комуникациите и стъпките, извършени по време на процеса на подбор;
• да се подготвим за сключване на трудов договор, в случай че вашата молба бъде одобрена.

Тази обработка е необходима, за да се предприемат стъпки по ваше искане преди сключване на трудов договор и не изисква вашето съгласие.

2. Обработка на регистрация в нашия Кариерен уебсайт (чл. 6, пар. 1, б. "б" от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR)

Ако решите да създадете акаунт на нашия Кариерен уебсайт, обработваме вашите регистрационни данни, настройки на профила, запазени кандидатури и предпочитания за работа, за да управляваме вашия акаунт, да ви позволим да кандидатствате по-бързо, да актуализираме информацията ви и да управляваме кандидатурите ви.

3. Обработка въз основа на вашето доброволно съгласие чл. 6, пар. 1, б. "а" от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR)

Ще обработваме вашите лични данни за следните допълнителни цели само ако дадете изрично съгласие:

• да разгледаме вашия профил за други отворени или бъдещи подходящи позиции във Фикосота за период от 12 месеца (така наречения „Talent Pool“), вкл. да ви изпращаме известия за работа, бюлетини и актуализации за кариерни възможности във Фикосота.

Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, като изпратите имейл до dpo@ficosota.com. Оттеглянето на съгласието не влияе на законността на обработката, извършена преди оттеглянето, и не влияе на вашето участие в текущия процес на подбор.

С кого можем да споделим вашите лични данни?

Фикосота третира личните ви данни със строга конфиденциалност и ги разкрива само когато това е необходимо за целите на процеса на подбор или когато това се изисква от закона. В зависимост от позицията, за която кандидатствате, и канала за подбор, който използвате, вашите данни могат да бъдат споделени със следните категории получатели:

1. Доставчици на услуги (обработващи данни)

Можем да споделяме вашите лични данни с външни доставчици на услуги, които ни подкрепят в процеса на подбор и HR, като например:

• доставчици на платформи за подбор на персонал и кариерно развитие (включително Кариерния уебсайт / системата ATS);
• ИТ и облачни доставчици;
• доставчици на инструменти за оценяване, платформи за тестване или онлайн решения за интервюта;
• агенции, подкрепящи управлението на HR процесите.

Такова разкриване се извършва само когато е необходимо и на основата на писмени споразумения, които гарантират, че получателите обработват данните строго в съответствие с нашите инструкции и с адекватно ниво на защита, в съответствие с чл. 28 GDPR.

2. Други компании във Фикосота

Вашата кандидатура може да бъде споделена с други компании от Фикосота, участващи в процеса на подбор за:

• управление на централизирани дейности по набиране на персонал;
• оценяване на кандидати за позиции в различни компании от Групата;
• разглеждане на вашия профил за други подходящи позиции (само ако сте дали съгласие за Talent Pool).

3. Публични органи (когато се изисква от закона)

Можем да разкрием вашите данни на компетентните органи само когато сме законово задължени да го направим.

4. Агенции за подбор на персонал или платформи, чрез които кандидатствахте

Ако вашата кандидатура първоначално е била подадена чрез агенция за подбор на персонал или външна платформа за работа, можем да обменяме информация с тях с цел администриране на вашата кандидатура, където е приложимо.

За какъв период от време ще съхраняваме вашите лични данни?

Съхраняваме вашите лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо, за да обработим вашата кандидатура и да изпълним нашите законови задължения.

1. Данни, обработени за конкретен процес на подбор

Личните данни, събрани за оценка на вашата кандидатура за конкретна позиция, се съхраняват до края на съответния процес на подбор и за допълнителен период, необходим за защита на нашите законни интереси при претенции, свързани с набирането на персонал (обикновено до 6 месеца след края на процеса)

2. При даване на съгласие за всички отворени позиции - Talent Pool (само ако сте дали съгласие)

Ако изберете да се присъедините към нашия Talent Pool, вашите лични данни ще бъдат съхранени и могат да бъдат прегледани за други подходящи позиции във Фикосота за период от 12 месеца от датата на вашето съгласие. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време.

3. Известия за работа и кариерни актуализации (само ако сте дали съгласие)

Ако сте се абонирали, за да получавате известия за работа, бюлетини или кариерни актуализации, ще съхраняваме и използваме вашите контактни данни, докато съгласието ви е валидно.

4. Успешни кандидати

Ако бъдете избрани за работа, вашите документи за кандидатстване и свързаните с тях данни ще станат част от служебното ви досие и ще се съхраняват за срока на вашето трудово правоотношение и в съответствие с приложимите законови изисквания и вътрешни политики на Фикосота.

5. Системни логове и технически записи

Техническите логове, генерирани от Кариерния уебсайт / ATS, могат да се съхраняват за ограничен период, необходим за осигуряване на сигурността и правилното функциониране на системите, в съответствие с нашите вътрешни политики за сигурност.

6. Данни от Кариерния уебсайт

Данните за акаунта на Кариерния уебсайт се съхраняват, докато акаунтът ви е активен. Ако не влизате или не използвате акаунта си за период от 24 месеца, акаунтът ще бъде автоматично деактивиран и вашите данни, свързани с акаунта, ще бъдат изтрити, освен ако не решите да го активирате отново преди този период.

Вашите права по отношение на личните ви данни:

В съответствие с Общия регламент за защита на данните (GDPR) и приложимото българско законодателство, имате следните права във връзка с личните данни, обработвани от Фикосота по време на процеса на подбор:

1. Право на достъп – да получите потвърждение дали обработваме вашите лични данни и да получите копие от данните, заедно с информация за обработката.
2. Право на корекция – да се поиска корекция на неточни данни или попълване на непълни данни, свързани с вас.
3. Право на изтриване ("право да бъдеш забравен") – да поискате изтриване на личните си данни, когато са изпълнени правните условия, например когато целта на обработката е изпълнена, когато си оттеглил съгласието си (където е приложимо) или когато данните ти са били обработени незаконно.
4. Право на ограничаване на обработката – да се поиска ограничаване на обработката на вашите лични данни в случаите, предвидени от закона (например, когато точността на данните е оспорвана или когато сте възразили срещу обработката).
5. Право на възражение – да възразите срещу обработката на вашите лични данни, когато тя се основава на легитимен интерес;
6. Право на преносимост на данни – да получим личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран, често използван и машинно четим формат, и да поискате да ги предадем на друг администратор, когато е технически възможно и когато обработката се основава на съгласие или на договор.
7. Право на оттегляне на съгласието – когато обработката се основава на вашето доброволно съгласие (например Talent Pool или известия за работа), можете да оттеглите съгласието си по всяко време, без да се нарушава законността на обработката, извършена преди оттеглянето.

Можете да упражните правата си, като изпратите писмено искане до: dpo@ficosota.com. Допълнителна информация за процедурата и условията за упражняване на вашите права е налична в Политиката на Фикосота за осъществяване на правата на субектите на лични данни, публикувана на нашия уебсайт www.ficosota.com.

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (CPDP), ако смятате, че вашите лични данни са обработени в нарушение на законодателството за защита на данните.

Как да се свържете с нас?

Ако имате въпроси относно това Уведомление за поверителност или обработката на вашите лични данни по време на процеса на подбор, можете да се свържете с нас на:

„Фикосота“ ООД и „Фикосота Фууд“ ЕАД.

• Булевард Мадара 48, Шумен 9700, България
• ул. Тракийска 10, Шумен 9700, България
• бул. България 102, Бизнес център Белисимо, София 1680, България

За въпроси, свързани конкретно със защитата на данните, можете да се свържете с нашето длъжностно лице по защита на данните на: dpo@ficosota.com